Assistente Administrativa

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Descrição
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Atualizada 05/11/2024

Domínio da ferramenta Microsoft Office
Domínio avançado do inglês

Sobre nosso cliente

Entidade sem fins lucrativos.

Descrição

Acompanha reuniões da diretoria, elabora atas e envia para diretoria executiva e diretoria voluntária
Apoia na elaboração de cartas, comunicados, emails e solicitações para Diretoria voluntária. doadores e stakeholders externos, passando pela revisão da diretoria executiva;
Apoia na organização de viagens, cotação de passagens, solicitação de documentos
Presta informações para área financeira em relação às despesas, exemplo compra de passagens, jantares, eventos, etc.;
Realização e acompanhamento presencial de eventos e jantares realizados ou apoiados pela empresa: reserva de local, contratação de catering, som e contato com stakeholders necessários para a execução do evento, avaliação e checagem do local do evento e das ferramentas necessárias;
Lidar proativamente com quaisquer questões que surgirem durante eventos e solucioná-las para que o evento ocorra com excelência;
Interação e follow up com convidados, sempre que necessário, para garantir que receberam o convite e confirmar presença;
Convocação da Diretoria para reuniões, intermediação de toda a organização, reserva de sala, envio de convite, link do zoom, etc;
Apoio na elaboração de ofícios para autoridades governamentais e cartas diversas;
Organização do Mailing das entidades Federadas;
Interacão com as entidades federadas para envio de doação
Respaldo às federadas para quaisquer assuntos necessários e direcionamento para a área adequada;
Elaboração de comunicados e mensagens com assinatura da Secretária Geral para revisão do Diretor Executivo e Diretor voluntário;
Cotação e análise de orçamento de fornecedores diversos;
Elaboração de atas e demais documentos constitutivos, tais como eleição da Diretoria e presidência, Conselho Fiscal e acompanhamento do processo de registro junto aos órgãos públicos;
Follow up das doações pós eventos
Registro dos documentos oficiais da empresa em órgãos públicos
Gestão da contas de emails da presidência
Interação com doadores.